Obsługa kasy fiskalnej w sklepie to kilka stałych czynności: nabijasz każdą sprzedaż, wydajesz paragon najpóźniej w chwili przyjęcia zapłaty, a po zakończeniu dnia wystawiasz raport dobowy. Reszta to sytuacje wyjątkowe – pomyłka, zwrot towaru, awaria – na które przepisy mają gotowe procedury. Opisujemy je po kolei na podstawie ustawy o VAT i rozporządzenia w sprawie kas rejestrujących, które obowiązuje od 1 lipca 2025 r.
Kto musi mieć kasę fiskalną
Kasę musi mieć każdy, kto sprzedaje osobom fizycznym nieprowadzącym działalności gospodarczej albo rolnikom ryczałtowym – tak stanowi art. 111 ustawy o VAT. Na kasie ewidencjonuje się każdą taką sprzedaż, również zwolnioną z VAT.
Wyjątkiem jest zwolnienie dla najmniejszych sprzedawców. Korzysta z niego podatnik, u którego sprzedaż konsumentom w poprzednim roku nie przekroczyła 20 000 zł bez VAT (przy starcie w trakcie roku limit liczy się proporcjonalnie). Zwolnienie obowiązuje nie dłużej niż do 31 grudnia 2027 r. Po przekroczeniu limitu traci moc po upływie dwóch miesięcy następujących po miesiącu, w którym limit został przekroczony.
Limit nie ma znaczenia, gdy sprzedajesz towary wyłączone ze zwolnienia. Rozporządzenie o zwolnieniach wymienia wśród nich m.in.:
- wyroby tytoniowe i napoje alkoholowe powyżej 1,2%,
- perfumy i wody toaletowe,
- telefony, smartfony, smartwatche, telewizory i głośniki,
- komputery, laptopy, tablety i konsole,
- sprzęt fotograficzny i wyroby optyczne,
- wyroby z metali szlachetnych.
Bez zwolnienia są też usługi gastronomiczne w stacjonarnych placówkach. To asortyment typowy dla punktów w terminalach, dlatego planując otwarcie sklepu na lotnisku, przyjmij, że kasa będzie potrzebna od pierwszej sprzedaży.
Kasa online – od czego zacząć
Kasa musi przesyłać dane do Centralnego Repozytorium Kas, a jej typ – mieć potwierdzenie Prezesa Głównego Urzędu Miar. Urządzenia nie trzeba kupować: ustawa pozwala używać kasy na podstawie umowy najmu, dzierżawy lub leasingu.
- Fiskalizacja. Przeprowadza ją podatnik przy pomocy serwisanta, przy połączeniu z repozytorium. W jej trakcie kasa dostaje numer ewidencyjny, który trzeba nanieść na obudowę i wpisać do książki kasy.
- Szkolenie kasjera. Przed rozpoczęciem pracy na kasie każda osoba prowadząca ewidencję – bez względu na formę zatrudnienia – dostaje pisemną informację o zasadach ewidencji i podpisuje oświadczenie, że się z nią zapoznała. Oba dokumenty sporządza się w dwóch egzemplarzach, a wzór jest w załączniku nr 1 do rozporządzenia.
- Ulga na zakup. Od podatku można odliczyć 90% ceny netto kasy, nie więcej niż 700 zł na jedno urządzenie. Ulgę trzeba oddać, jeśli w ciągu 3 lat od rozpoczęcia ewidencji zakończysz działalność albo nie zrobisz w terminie przeglądu technicznego.
Kasa to jeden z wydatków na start; pozostałe opisuje poradnik koszty prowadzenia sklepu na lotnisku.
Obsługa kasy fiskalnej krok po kroku – zwykły dzień
Zasady są takie same w sklepie spożywczym, odzieżowym i w markecie. Różni się tylko asortyment i model urządzenia.
- Na początku dnia sprawdź, czy kasa pokazuje właściwą datę i czas, stawki podatku i nazwy towarów. Kasa online musi mieć połączenie z repozytorium.
- Nabij każdą sprzedaż, także zaliczkę przyjętą gotówką.
- Zanim zatwierdzisz paragon, sprawdź jego poprawność. Wyświetlacz kasy ma stać tak, żeby klient mógł odczytać kwoty.
- Wydaj paragon bez proszenia, nie później niż w chwili przyjęcia zapłaty – niezależnie od tego, czy klient płaci gotówką, kartą czy telefonem.
- Jeśli klient rezygnuje przed zakończeniem transakcji, anuluj paragon. Kasa wystawi wtedy paragon fiskalny anulowany.
- Po zakończeniu sprzedaży wystaw raport fiskalny dobowy – najpóźniej przed pierwszą sprzedażą następnego dnia.
- Po zakończeniu miesiąca wystaw raport miesięczny – do 25. dnia kolejnego miesiąca.
W sklepie całodobowym nie ma ustawowej godziny raportu dobowego: granicą jest pierwsza sprzedaż następnego dnia. Przepisy nie regulują też stanu gotówki w szufladzie na początek zmiany ani raportów zmianowych – to wewnętrzne procedury sklepu i funkcje konkretnego modelu kasy.
Paragon, e-paragon i faktura z NIP
Paragon fiskalny zawiera m.in. napis „PARAGON FISKALNY”, dane sprzedawcy z NIP, logo fiskalne i numer unikatowy kasy. Wydruk z oznaczeniem „NIEFISKALNY” paragonem nie jest. Paragon elektroniczny można wydać tylko za zgodą klienta i w sposób z nim uzgodniony.
Stawki podatku kasa oznacza literami:
| Litera na paragonie | Co oznacza |
|---|---|
| A | stawka podstawowa 23% |
| B | stawka 8% |
| C | stawka 5% |
| D | stawka 0% |
| E | sprzedaż zwolniona z VAT |
Klient, który kupuje na firmę, musi podać NIP przed zakończeniem paragonu. Fakturę dla podatnika do sprzedaży nabitej na kasę wystawia się wyłącznie wtedy, gdy paragon zawiera NIP nabywcy. Sprzedawcy, który wystawi ją do paragonu bez NIP, grozi dodatkowe zobowiązanie w wysokości 100% podatku z tej faktury.
Do 31 grudnia 2026 r. paragon z NIP na kwotę do 450 zł (albo 100 euro) nadal jest fakturą uproszczoną – tak stanowi przepis przejściowy związany z Krajowym Systemem e-Faktur. Konsument może zażądać faktury w ciągu 3 miesięcy od końca miesiąca, w którym kupił towar lub zapłacił.
Pomyłka, zwrot towaru i reklamacja
Zwrotów i uznanych reklamacji nie nabija się na kasę. Wpisuje się je do odrębnej ewidencji zwrotów i reklamacji, która zawiera:
- datę sprzedaży i nazwę towaru,
- termin zwrotu lub reklamacji,
- wartość brutto i kwotę podatku,
- dokument potwierdzający sprzedaż (przy e-paragonie – jego numer i numer unikatowy kasy),
- protokół przyjęcia zwrotu podpisany przez sprzedawcę i kupującego.
Błędną kwotę zauważoną po wydrukowaniu paragonu koryguje się w ewidencji oczywistych pomyłek. Wpisz w niej błędnie nabitą sprzedaż (brutto i podatek), krótko opisz przyczynę i dołącz oryginał paragonu. Potem nabij sprzedaż jeszcze raz, w prawidłowej wysokości. O tym, kiedy kupujący może oddać towar, piszemy w poradniku zwroty i reklamacje zakupów lotniskowych.
Awaria kasy, brak internetu, kradzież
- Awaria. Każdą nieprawidłowość zgłoś niezwłocznie serwisowi. Serwis ma podjąć naprawę najpóźniej w ciągu 48 godzin od zgłoszenia, chyba że ustalicie inaczej. Do tego czasu sprzedajesz tylko na kasie rezerwowej. Jeśli jej nie masz, nie wolno prowadzić sprzedaży.
- Brak połączenia z repozytorium. Gdy przyczyna nie leży po twojej stronie, ewidencjonujesz dalej, a połączenie przywracasz niezwłocznie po jej ustaniu.
- Utrata kasy. Naczelnika urzędu skarbowego trzeba powiadomić niezwłocznie, nie później niż w 5 dni. Przy kradzieży dołącz potwierdzenie zawiadomienia policji. Odzyskana kasa przed ponownym użyciem przechodzi przegląd techniczny.
Przegląd techniczny i kary
Przegląd techniczny robi się nie rzadziej niż co 2 lata, licząc od dnia fiskalizacji. Jego wynik serwisant wpisuje do książki kasy. Za brak przeglądu w terminie naczelnik urzędu skarbowego nakłada 300 zł kary.
| Naruszenie | Co grozi |
|---|---|
| Sprzedaż z pominięciem kasy albo niewydanie paragonu | grzywna do 180 stawek dziennych |
| To samo w wypadku mniejszej wagi | grzywna za wykroczenie skarbowe: od 1/10 do 20-krotności minimalnego wynagrodzenia (w 2026 r. od 480,60 zł do 96 120 zł), mandatem do 24 030 zł |
| Brak kasy mimo obowiązku | dodatkowe zobowiązanie: 30% podatku naliczonego przy nabyciu towarów i usług |
| Brak przeglądu technicznego w terminie | 300 zł |
Grzywna może dotknąć także osobę, która sama dokonuje sprzedaży, czyli kasjera. Od 1 stycznia 2027 r. dojdzie jeszcze jeden obowiązek: przy zakończeniu pracy kasy trzeba będzie złożyć w urzędzie skarbowym wniosek o jej wyrejestrowanie, a za spóźnienie zapłacić 300 zł. Jeśli dopiero szukasz lokalu, zacznij od poradnika najem powierzchni handlowej na lotnisku.
Najczęstsze pytania
Codzienna obsługa to kilka powtarzalnych czynności: nabicie sprzedaży, wydanie paragonu i raport dobowy po zakończeniu dnia. Przed pierwszą zmianą pracodawca musi przekazać kasjerowi pisemną informację o zasadach ewidencji.
Po zakończeniu sprzedaży za dany dzień, nie później niż przed pierwszą sprzedażą następnego dnia. Raport miesięczny wystawia się do 25. dnia kolejnego miesiąca.
Jeśli paragon nie jest jeszcze zatwierdzony, anuluj go. Po wydrukowaniu wpisz błąd do ewidencji oczywistych pomyłek, dołącz oryginał paragonu i nabij sprzedaż ponownie w prawidłowej wysokości.
Nie. Zwroty i uznane reklamacje wpisuje się do odrębnej ewidencji, z protokołem podpisanym przez sprzedawcę i kupującego.
Zwolnienie przysługuje przy sprzedaży konsumentom do 20 000 zł rocznie. Nie obejmuje m.in. alkoholu, wyrobów tytoniowych, perfum, elektroniki i wyrobów z metali szlachetnych – tu kasa jest potrzebna od pierwszej sprzedaży.
Nie rzadziej niż co 2 lata od dnia fiskalizacji. Za brak przeglądu w terminie grozi 300 zł kary i zwrot ulgi na zakup kasy.
Źródła
- Ustawa z 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (t.j. Dz.U. 2026 poz. 1263) – art. 106b, 111 i 145n
- Rozporządzenie Ministra Finansów z 25 czerwca 2025 r. w sprawie kas rejestrujących (Dz.U. 2025 poz. 845) – ewidencja, raporty, serwis i przegląd techniczny
- Rozporządzenie Ministra Finansów z 17 grudnia 2024 r. w sprawie zwolnień z obowiązku prowadzenia ewidencji sprzedaży (Dz.U. 2024 poz. 1902) – limit 20 000 zł i towary bez zwolnienia
- Kodeks karny skarbowy (t.j. Dz.U. 2025 poz. 633) – art. 48 i 62
- Ustawa z 4 września 2026 r. o zmianie ustawy o VAT (Dz.U. 2026 poz. 1270) – wyrejestrowanie kasy od 2027 r.
Stan na 11 października 2026 r. Od 1 stycznia 2027 r. zmieniają się przepisy o fakturach i kasach związane z Krajowym Systemem e-Faktur – przed tą datą sprawdź aktualne brzmienie ustawy.