Organizacja podróży służbowej opiera się na kilku stałych elementach: poleceniu wyjazdu, transporcie wskazanym przez pracodawcę, zaliczce i rozliczeniu w 14 dni od powrotu. Dieta krajowa wynosi 45 zł za dobę i nie zmieniła się od 1 stycznia 2023 r. Podwyżka do 60 zł, o której bywa mowa, nie weszła w życie – nie ma aktu, który by ją wprowadzał (stan na 11 października 2026 r.).
Czym jest podróż służbowa i skąd biorą się stawki
Podróż służbowa to wykonywanie na polecenie pracodawcy zadania poza miejscowością, w której znajduje się jego siedziba, lub poza stałym miejscem pracy. Tak stanowi art. 77⁵ Kodeksu pracy, który przyznaje pracownikowi należności na pokrycie kosztów wyjazdu.
W sferze budżetowej stawki określa rozporządzenie w sprawie należności z tytułu podróży służbowej. Pozostali pracodawcy ustalają je w układzie zbiorowym, regulaminie wynagradzania albo umowie o pracę. Dieta w prywatnej firmie nie może być niższa niż dieta krajowa z rozporządzenia. Gdy firma nie ma własnych zasad, stosuje się rozporządzenie.
Należności obejmują diety oraz zwrot kosztów przejazdów, dojazdów komunikacją miejscową, noclegów i innych niezbędnych, udokumentowanych wydatków.
Planowanie wyjazdu służbowego krok po kroku
- Uzyskaj polecenie wyjazdu – podróż służbowa odbywa się na polecenie pracodawcy.
- Zarezerwuj transport. Środek transportu, jego rodzaj i klasę określa pracodawca.
- Jeśli chcesz jechać prywatnym samochodem, złóż wniosek – potrzebna jest zgoda pracodawcy.
- Poproś o zaliczkę. W podróży krajowej wypłaca się ją na wniosek pracownika. W zagranicznej – w walucie obcej, a za zgodą pracownika w złotych według średniego kursu NBP z dnia wypłaty.
- Przed wyjazdem do państw UE, EFTA lub Wielkiej Brytanii wyrób EKUZ. Wnioski pracownicze NFZ przyjmuje także e-mailem i przez e-Doręczenia.
- Zbieraj bilety, faktury i rachunki. Diet i ryczałtów nie trzeba dokumentować.
- Rozlicz koszty nie później niż 14 dni od zakończenia podróży. Gdy dokumentu nie da się przedstawić, składasz pisemne oświadczenie.
Zwykła polisa turystyczna zazwyczaj nie obejmuje wyjazdu służbowego. Na co zwrócić uwagę przy zakupie, wyjaśnia poradnik jakie ubezpieczenie turystyczne wybrać.
Podróż krajowa: dieta, nocleg i ryczałty
| Należność | Kwota | Zasada |
|---|---|---|
| Dieta | 45 zł za dobę | poniżej 8 godzin podróży nie przysługuje |
| Dieta przy podróży trwającej 8–12 godzin | 22,50 zł | 50% diety; ponad 12 godzin – cała dieta |
| Zapewnione śniadanie albo kolacja | minus 11,25 zł | 25% diety za każdy z tych posiłków |
| Zapewniony obiad | minus 22,50 zł | 50% diety |
| Nocleg według rachunku | do 900 zł za dobę hotelową | 20-krotność diety; pracodawca może zgodzić się na więcej |
| Ryczałt za nocleg bez rachunku | 67,50 zł | 150% diety, gdy nocleg trwa co najmniej 6 godzin między 21 a 7 |
| Ryczałt na komunikację miejscową | 9 zł za rozpoczętą dobę | 20% diety; nie należy się, gdy nie ponosisz kosztów |
Kwoty inne niż 45 zł to wyliczenia z diety obowiązującej w 2026 r. Posiłek w cenie hotelu obniża dietę tak samo jak posiłek zapewniony przez pracodawcę, a przy bezpłatnym całodziennym wyżywieniu dieta nie przysługuje.
W podróży dłuższej niż doba za każdą pełną dobę należy się cała dieta. Za niepełną dobę do 8 godzin – połowa, a powyżej 8 godzin – cała. Gdy wyjazd krajowy trwa co najmniej 10 dni, pracodawca zwraca koszt przejazdu do domu i z powrotem w dniu wolnym od pracy.
Podróż zagraniczna: diety i limity na nocleg
Dieta zagraniczna pokrywa wyżywienie i inne drobne wydatki, a jej wysokość zależy od państwa docelowego. Przy locie czas podróży liczy się od startu samolotu z ostatniego lotniska w kraju do lądowania na pierwszym lotnisku w kraju w drodze powrotnej.
| Państwo | Dieta za dobę | Limit na nocleg |
|---|---|---|
| Niemcy | 49 EUR | 170 EUR |
| Włochy | 53 EUR | 192 EUR |
| Wielka Brytania | 45 GBP | 220 GBP |
| USA | 59 USD | 200 USD (Nowy Jork 350 USD, Waszyngton 300 USD) |
| Zjednoczone Emiraty Arabskie | 43 EUR | 220 EUR |
| Państwa niewymienione w załączniku | 41 EUR | 140 EUR |
Najważniejsze reguły wyliczeń:
- niepełna doba: do 8 godzin – 1/3 diety, ponad 8 do 12 godzin – 50%, ponad 12 godzin – cała dieta,
- zapewnione posiłki: śniadanie zmniejsza dietę o 15%, obiad o 30%, kolacja o 30%; przy bezpłatnym całodziennym wyżywieniu zostaje 25% diety,
- nocleg: według rachunku do limitu dla danego państwa, a bez rachunku – ryczałt 25% limitu,
- dojazd z dworca lub lotniska i z powrotem: ryczałt w wysokości jednej diety w miejscowości docelowej (połowa, gdy koszt dotyczy jednej strony),
- komunikacja miejscowa: 10% diety za każdą rozpoczętą dobę.
W razie choroby za granicą pracodawca zwraca udokumentowane, niezbędne koszty leczenia, poza świadczeniami z EKUZ. Za dobę w szpitalu należy się 25% diety. Rozporządzenie nie nakazuje natomiast wykupienia polisy.
Zarządzanie kosztami transportu: bilety, bagaż, samochód
Koszt przejazdu pracodawca zwraca według biletów lub faktur. Do zwrotu nadają się też inne wydatki: opłaty za bagaż, drogi płatne i autostrady, strefy płatnego parkowania i miejsca parkingowe. Opłaty za bagaż zależą od taryfy i linii, dlatego przed rezerwacją sprawdź limity i opłaty za bagaż podręczny oraz to, jak szukać tanich biletów lotniczych.
Za przejazd prywatnym pojazdem należy się zwrot: liczba kilometrów razy stawka ustalona przez pracodawcę. Stawka nie może przekraczać maksimum z rozporządzenia Ministra Infrastruktury.
| Pojazd | Maksymalna stawka za 1 km |
|---|---|
| Samochód osobowy o pojemności silnika do 900 cm3 | 0,89 zł |
| Samochód osobowy o pojemności silnika powyżej 900 cm3 | 1,15 zł |
| Motocykl | 0,69 zł |
| Motorower | 0,42 zł |
Stawki obowiązują od 17 stycznia 2023 r. Dla księgowości ważna jest jeszcze jedna rzecz: bilet jednorazowy na pociąg, autobus, prom czy samolot, który pełni funkcję faktury, jest od 1 lutego 2026 r. wyłączony z obowiązku wystawiania w KSeF. To samo dotyczy przejazdu autostradą płatną.
Podatek, składki i wypadek w delegacji
Diety i inne należności za czas podróży służbowej są wolne od PIT do wysokości określonej w rozporządzeniu. Do tej samej wysokości nie wchodzą do podstawy składek na ubezpieczenia społeczne. Nadwyżka – na przykład firmowa dieta 80 zł przy limicie 45 zł – podlega podatkowi i składkom.
Wypadek w czasie podróży służbowej jest traktowany na równi z wypadkiem przy pracy. Wyjątkiem jest sytuacja, gdy spowodowało go postępowanie pracownika niezwiązane z powierzonymi zadaniami. Kodeks pracy nie zawiera natomiast przepisu, który wprost regulowałby czas przejazdu w delegacji.
Lotnisko w podróży służbowej: salony i miejsca spotkań
Czas przed lotem można spędzić w płatnym salonie. Wejście do salonów na Lotnisku Chopina w Warszawie kosztuje 210 zł online i 230 zł na miejscu. W Kraków Airport to 260 zł, a w Katowice Airport 200 zł (stan na 11 października 2026 r.). Czy taki wydatek zostanie zwrócony, ustal z pracodawcą przed wyjazdem. Więcej o salonach piszemy w poradniku strefy relaksu, salony i usługi dodatkowe na lotniskach.
Dieta ma pokryć wyżywienie, dlatego przyda się też przegląd cen w poradniku gdzie zjeść na lotnisku. Zaplecze do spotkań ma powstać przy przyszłym lotnisku CPK (Port Polska): w planowanym Airport City inwestor zapowiada m.in. biurowce, hotele i centrum konferencyjno-szkoleniowe. Szczegóły zbiera wpis lotniska przyszłości i CPK.
Najczęstsze pytania
45 zł za dobę, bez zmian od 1 stycznia 2023 r. Przy podróży trwającej 8–12 godzin należy się połowa, a poniżej 8 godzin dieta nie przysługuje.
Nie później niż 14 dni od zakończenia podróży. Do rozliczenia dołącza się rachunki, faktury lub bilety – nie dotyczy to diet i ryczałtów.
Nie. Pracodawca spoza sfery budżetowej może ustalić własne stawki, ale dieta nie może być niższa niż dieta krajowa z rozporządzenia.
Rozporządzenie przewiduje zwrot udokumentowanych, niezbędnych kosztów leczenia, a nie obowiązek ubezpieczenia.
Nie. Bilet jednorazowy będący fakturą jest wyłączony z obowiązku wystawiania faktur ustrukturyzowanych.
Źródła
- Rozporządzenie MPiPS z 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności z tytułu podróży służbowej (t.j. Dz.U. 2023 poz. 2190) – diety, noclegi, ryczałty, rozliczenie
- Kodeks pracy (t.j. Dz.U. 2026 poz. 1245) – art. 77⁵ i art. 128
- Rozporządzenie Ministra Infrastruktury z 22 grudnia 2022 r. (Dz.U. 2023 poz. 5) – stawki za 1 km
- Ustawa o podatku dochodowym od osób fizycznych (t.j. Dz.U. 2026 poz. 592) – art. 21 ust. 1 pkt 16
- Rozporządzenie Ministra Finansów i Gospodarki z 7 grudnia 2025 r. (Dz.U. 2025 poz. 1740) – bilety poza KSeF
- Ustawa o ubezpieczeniu społecznym z tytułu wypadków przy pracy i chorób zawodowych (t.j. Dz.U. 2025 poz. 1644) – art. 3
Stan na 11 października 2026 r. Stawki diet i limity noclegów zmienia rozporządzenie – przed rozliczeniem wyjazdu w 2027 r. sprawdź, czy nie ukazał się nowy akt.